Facebook 產品副總裁:我是如何在工作中保持專註的?

來源: hksilicon
2017-10-09 11:30
Lights

編者按:Fidji Simo是Facebook的產品副總裁,她帶領的超過400位產品經理和工程師的團隊開發出了眾多重量級產品,其中就包括Facebook Live。Simo具有能夠在不失專註的情況下同時處理很多重要項目和優先任務的不可思議的能力。她在這篇文章中分享了讓自己和所帶領的團隊在工作中保持專註的策略、實踐方式、習慣和思維方式。希望對大家有所啟發。

當我們問Fidji Simo想和我們分享什麼經驗時,她開始向自己在Facebook管理的團隊進行調研,了解自己的核心競爭優勢究竟是什麼。究竟是什麼樣的特質或習慣讓她能夠在Facebook得到火箭般的晉陞?很快,大家就這個問題的答案達成了共識:Simo具有能夠在不失專註的情況下同時處理很多重要項目和優先任務的不可思議的能力。

作為Facebook的產品副總裁,她對有目的性的工作的重視讓自己能夠帶領超過400位產品經理和工程師的團隊開發出眾多視頻和廣告方面的創新產品,其中就包括Facebook Live。她的專註能力很好地體現在了這些產品中。尤其是在兩年前,在她懷孕需要卧床休息的5個月時間裡需要遠程管理團隊的時候,她的這種專註能力體現的更為明顯。她之所以能獲得持續不斷的成功,主要是因為她對工作的嚴格優先級排序和執行能力。

「這需要強大的專註能力。」 Simo說道。遠程工作意味着她必須要對任何不那麼重要的事情說「不」,這樣才能讓她不管是在身體上和精神上都能將100%的精力投入到那些最重要、最緊迫的工作和項目上。通過排除所有那些不重要的事情,她能夠專註在最具戰略意義的工作上,這不僅對她管理的產品團隊如此,對她自己的個人生活亦是如此。

「我在家遠程工作那段時間的工作效率要比在公司辦公室時高很多。」 Simo說道。在她生完孩子回到公司正常上班后,她將自己對專註工作的心得一同帶了回來,並迫不及待地與自己帶來的團隊分享。

「在我們工作的行業里,有無窮無盡的機會和到處唾手可得的果實。」Simo說道。人們很容易就會被誘惑去「全部去做」,包括嘗試所有這些機會、摘取所有這些果實。但「全部都做」是不可能的,也是不現實的,尤其是在開發產品的時候更是如此。容易喪失專註的不僅僅是人,還有產品。

「不管你經驗多麼豐富,也不管你多有才華,你都會在無意中想開發一款全能型產品,因為你想一次性實現所有目標,但卻不清楚什麼功能才是最重要的。」 Simo這樣說道。

Simo強調,專註並不是單單地在一項優先任務完成之前能夠抵禦住開啟多任務模式的誘惑,而是要真正了解你希望實現什麼樣的目標,並將自己的所有工作都以這個目標為中心來展開。近日,Simo接受了FirstRoundReview的專訪,她在專訪中分享了讓自己和所帶領的團隊在工作中保持專註的策略、實踐方式、習慣和思維方式。

(一)專註於工作的目的和意圖

專註就是在做事情時要帶有明確的意圖和目的,確保你做的所有決策都能符合你的意圖和目的。

要想找到一個項目的意圖和目的,你可以問自己下面這幾個問題:

(1)這款產品解決的主要問題是什麼?

(2)我們是在為哪些用戶解決這個問題?

(3)我們希望自己的產品能夠創造或喚起什麼樣的情緒/情感?

(4)這種特定的實現方式與我們正在解決的問題是一致的嗎?

(5)這個產品/功能是否最有可能成功地解決這個問題?

在每周的產品評審會議中,每個團隊都會闡述各自的產品工作規劃,Simo都會在會上問上面這些問題。在每個產品項目剛開始的時候都問大家這這些問題並得到全面的答案,這一點是非常重要的。此外,在項目進行過程中不斷地問這些問題則能確保所做的工作不會在無意中偏離軌道,然而這是一種常被大家忽視的策略。

「在深入產品細節和實施之前,我都會花很多時間確保所做工作是有真實清晰的意圖和目的的。」 Simo說道。

為了保持集中注意力,讓開發出成功產品的可能性最大化,Simo帶領的產品團隊是由他們的工作意圖和目的組織和動員起來的,而不是按照特定項目的最初名稱來組織和動員的。

「我之前負責過的一支團隊主要負責幫助名人更好地與他們的粉絲進行互動交流。這個團隊所做的一項主要工作就是開發一個問答產品,幫助名人通過文字評論的方式回復粉絲。但是通過和這些名人們實際交流,這個團隊發現大部分名人都認為通過視頻回復更為有趣和方便。而這也成了後來開發Facebook Live這個重量級產品的源動力。」Simo說道。

如果他們只專註於頭腦中已經形成的產品形態,而不是專註於問題本身,他們可能還一直專註在開發讓回答問題更容易的工具上,這樣他們就無法抓住一個能夠重新定義名人與粉絲之間全新互動方式的機會,也就不會有Facebook Live這樣成功的產品。

有了一個預期結果作為指導他們的北極星,產品團隊不再受預先構想的產品或特性的束縛,讓他們能夠更加自由地進行迭代和創新,直到找到最好的解決方案,即使這個解決方案是他們最開始從未想嘗試的解決方案。

「如果這支團隊是由它的產品來定義的,稱自己為『Q&A團隊』,他們可能就不會心態開放到願意轉型到更好的解決方案:視頻直播。」 Simo說道。

(二)專註並不是一直走直線,一條路走到黑

擁有清晰的意圖和目的是保持專註工作的必要條件,但是這些意圖和目的並不是不會受變化影響的。你必須在一開始就打造一個能夠做出靈活改變的環境。專註並不意味着你必須一心一意只抱着一個目標不變,而是意味着你在負責一個項目的時候要集中注意力,知道需要在何時該如何調整項目方向。

「我來自一個漁民家庭,我知道,要想讓船航行到你想到達的目的地,最好的方法是在航行途中對船行駛的方向進行無數次微調,而不是在一開始將船往一個完全不同的方向駛去,然後再進行一次大的方向調整讓船回到正確的航道上。」 Simo說道。

但你在做出那些小的改變和微調之前,你必須首先意識到改變的必要性。這就需要你經常反思、有一種自我意識,以及在新信息出現的時候要有願意調整和轉變的意願。

「當你所處的環境發生變化的時候,你的專註點也應該隨之變化。但是當你真的非常忙碌的時候(我們大家都很忙碌),你便不會總是會花時間去質疑你的意圖和目的是否仍然是正確的,你也不會總是去質疑你所做的決策是否依然與你最初打算做的事情是一致的。」Simo說道。

Simo表示,你必須經常問自己下面這兩個關鍵問題:

(1)這些意圖和目的是否依然是正確的?

(2)我最近所做的決策是否是與這些意圖和目的保持一致的?

Simo會非常認真地對待這些反思,每周都會安排出一定的時間來評估自己的意圖目的和行動。在這個過程中,她會梳理自己上周所做的所有重大決策以及所參加的所有臨時會議,並評估它們是否與她想要達成的目標是一致的。

每周一早上,她都會專門安排30-60分鐘的時間進行工作梳理、總結和評估,確保自己所做的所有工作都是與她的意圖和目的是相一致的。梳理、總結和評估的具體內容主要包括以下幾點:

(1)列出整個團隊每周的優先工作重點;

(2)檢查個人的每周工作重點是否與團隊的優先工作重點相一致。

(3)檢查是否出現了新的信息或數據,從而需要對優先工作重點進行調整。

(4)檢查你的時間安排、參加的會議以及做出的承諾是否與優先工作重點相一致。

(5)對你的工作日程安排進行調整,確保日程安排能更好地反映優先工作重點。

(6)對那些會對你的團隊產生影響或需要與團隊進行溝通的工作重點調整信息進行標記。

專註其實就是要與你的目標保持一致,不管是某一個項目的目標還是生活中更為崇高的目標,都是同樣的道理。只有當你的行動能很好地反映出你的意圖和目的時,那麼你就是和你的個人使命相一致的。只有這樣,你才能真正地閃耀和綻放。

「我還會檢查每周參加的重要會議,對於參加的每一場會議,我都會明確自己想要在會議上實現的目標,這個目標包括個人目標和團隊目標。這樣一來,當我需要從一個會議穿梭到另外一個會議的時候,我就不會感到困擾,因為我已經知道我參加會議的目標是什麼了。」 Simo說道。

對於所要參加的所有會議都有清晰的目標,對個人的優先工作重點有清晰的認識,這就確保了她帶領的團隊所做的實際工作是與優先工作重點相一致的。

「在我每周一的個人工作會議上,我都會梳理好那些我將要向我的團隊傳達的信息。畢竟,團隊成員才是能將我的工作意圖和規劃進行擴散和最終落實的人。」 Shimo說道。

不管你是團隊經理、創始人或其他級別的領導,不斷向你的團隊溝通工作重點都是至關重要的。如果你的優先工作重點發生了轉變,這通常意味着整個團隊的工作也需要隨之轉變,這樣才能保證你是在沿着正確的方向前進的。

下面就以Facebook Live為例來進一步闡述這個問題。Simo和她的團隊搜集到的數據都顯示,視頻直播產品將會是一款關鍵產品,將是他們能為用戶帶來的最具社交性的視頻產品。這個團隊知道Live這款產品是他們的工作重點,但是他們的實際工作並沒有很好地反映出這一點。

「如果Live是我們的首要目標,那麼我們的行動需要符合這個目標。如果我們只為這個項目配備10個工程師,然後繼續做很多其它的事情,那麼我們做的工作是不符合我們的目標的。」 Simo回憶道。為了讓他們的決策與目標相符合,將Live打造成一款革命性工具,Simo和她帶來的領導團隊決定暫定所有其它項目,對人員進行重新分配,安排超過100名工程師全身心投入到Facebook Live這款產品的開發中。

Simo坦承:這是一個巨大、劇烈的變化。但是如果你堅持認為某些改變是不可能完成的,例如在一周之內對90名工程師的工作進行重新安排分配,那麼你就將錯失良機。

不管你是自己管理一下小的創業公司還是負責大公司里的一個大部門,你將員工安排在什麼地方都將能很好地反映出你專註的重點。你需要一直檢查確認員工分配情況是與你想實現的目標相一致的。然而很多時候這兩者並不能很好地保持一致,更糟糕的是人們通常還注意不到這個問題的存在。

每周,都通過問自己下面這幾個問題來看看你對人員的分配(資源分配)是否與你的優先工作重點相一致:

(1)我是否在這個項目上安排了足夠多的人員?

(2)我是否在這個項目上安排了合適的人員?

(3)要想確保前兩個問題的答案都是」是「,需要做出哪些取捨?

要想將一些核心員工甚至是大型團隊順利轉移到一個新的關鍵項目上,這就需要你清楚地傳達這麼做的重要性和意圖。以Facebook Live這個新項目為例,為了將100名工程師順利分配到這個項目上,她將所有這100名工程師召集到一個會議室里,通過數據告訴他們,如果能將這款產品開發出來為用戶所用,尤其是為那些創作者和媒體公司所用,這將是一個多麼大的機遇。她還梳理了團隊現在正在做的那些項目,跟大家解釋為了抓住這個更大的機遇,為什麼需要暫停手中的那些項目。

「要想讓團隊成員的重新分配變得更加靈活,唯一的方法就是打造一種願意接受變化的團隊文化,在這種文化下,員工對自己工作的重新調動分配將不會感到那麼痛苦和難以接受。要想營造這種文化,你需要確保讓團隊成員負責的是一個問題,而不是一款產品。你需要不斷強調,在你們工作的市場里,假設是會不斷變化的,這是很正常的。你還需要儘早推出產品,並根據獲得的早期反饋來對產品進行相應調整。如果你能做到這些,你就能打造一直能夠適應變化的團隊和組織,這一點非常重要。」 Shimo說道。

(Fidji Simo本人照片)

(三)為專註創造理想的條件

「我的工作安排日程表是我執行優先重點工作的最有力工具。對於如何安排自己的時間,要自己積極主動地去思考,而不是讓其他人決定你該如何安排自己的時間。這一點很重要。」Simo說道

每隔三個月,Simo的助理都會對她的工作安排日程表做一次審計報告,詳細地向她展示她的時間具體都花在了哪些地方,包括在每個項目上花的時間佔比、在小型管理者會議和大型會議上花的時間佔比,在招聘、管理和打造產品上花的時間佔比等等。然後他們會調整這些時間分配佔比,為下一個季度設定目標。在這個過程中,她會確認目前的時間佔比分配是否能支持她的目標和意圖的達成。如果不行的話,那麼這三個月一次的時間分配可以讓她有一個重新調整和平衡的機會。

這個三個月一次的時間分配安排審計報告還可以用來檢查整個團隊的工作節奏。她發現有些定期召開的會議已經失去了原本的效用,也就是說這些會議已經無法服務於他們的意圖和目標了。「我會問自己和參會人員,這個會議是否依然是實現當初發起這個會議的目的的最好方式。通過這種方式,我們經常會取消一些已經無用的會議。」

下面舉一個例子,看看對這種對工作日程表的細緻關注是如何在實踐中發揮作用的。幾個月前,Simo的重點工作是為Facebook的全新視頻服務平台Watch制定清晰的產品方向。但是在這個項目上投入了兩周時間后,她在每周一的總結回顧中發現,這兩周的工作並沒有取得很大的進展。通過檢查自己過去的工作日程安排,她發現自己並沒有將Watch這個項目作為自己最重要的優先工作事項。她每周僅在這個項目上投入1小時的時間,也沒有召集全體成員參加的會議來動員大家在這個項目上進行投入。

「我的日程表上的其他事項都沒有Watch這個項目重要,但卻因為各種原因佔用了我更多時間。有很多定期舉辦的會議其實已經不再需要我出席了而我依然在參加,會議上都在為一些不那麼重要的事情做決策。」 Simo說道。

通過檢查自己上周的工作日程表,讓她可以對下周的工作日程安排做出調整,從而將更多時間用於為Watch項目制定產品方向。如果能很好地落實這種每周工作日程檢查的方法,那麼就能將一個被動的工作日程安排者轉變成一個能主動將那些最重要的工作放在自己的工作日程安排中的人。

每一周,一些「緊急的問題」都會經常出現,然後悄悄溜進你的工作日程表並填滿你的工作日程表,將那些你本來想要專註的項目、想解決問題和抓住的機遇都擠出了日程表。你就是這樣被壓垮,最終你的精力也會消耗殆盡。但是這通常都是不必要的。

「那些真正緊急的事情,那些不能拖延、需要你將注意力從你的戰略重點轉移開的事情,其實是少之又少的。」 Simo說道。

每周都安排一個特定的主題,這麼做可以讓你更容易地搞清楚哪些工作才是真正重要的,也可以幫助鑒別哪些會議是與工作重點不一致的,從而將其從那一周的日程表上排除掉。這裡說的主題包括通過分析數據做出某一個決策、為產品設定路線圖、深入挖掘某一特定領域的設計、打造一個特定的產品功能組合、測試功能等等。

然而,你不能簡單地停止回復會議邀請或停止回復郵件,你可以更加積極主動地管理你的日程安排。「針對那些對實現目標沒有幫助的會議,如果你制定了可行的替代解決方案,通常都能得到很好地解決。」 Simo說道。如果你被要求參加的會議不可避免地將你的注意力從這周的主要目標上轉移開時,Simo建議你清晰地重新陳述你這一天或這一周的工作重點,然後提出另一種可行的解決方案,從而確保你能專註在最重要的事情上。

(1)當有些事情可以等等再做處理時,你可以這麼說:「我這周需要將100%的精力都投入到X這個項目上,所以如果這不是一個緊急問題,那就讓我們下周再對其進行重新評估吧。」

(2)當你處理這個問題需要一定的時間時,你可以這麼說:「我現在正在完全專註於X這個項目,所以我這周沒有時間解決這個問題。但是如果你給我發一封說明郵件,我可以在Y日之前解答你這個問題。」

(3)如果其他人可以處理這個問題時,你可以這麼說:「我這周需要將100%的時間精力都投入到X這個項目上,如果關於這個問題你急需一個答案的話,你可以找我們團隊主管Z,Z現在正在負責解決這個問題。」

Simo強調,不能將授權當作一種拖延工作的借口,而是應該將其當作一種更快、更靈活地解決問題的方式,將相關問題交給在那個時間段可以專註於解決這個問題的人來解決。

「這實際上是對我手裡的一些管理者的賦能,讓他們肩負起更多責任。」 Simo說道。你不僅要清楚地了解自己的優先工作重點,還要了解你的團隊領導和同事的優先工作重點,這樣你才可以幫助其他人完成他們的關鍵目標。

正式因為這個原因,優先工作重點會在一連串的會議中經常定期地討論,從周一早晨的部門全員會議開始。在會議上,Simo一般都會梳理一遍整個部門的工作重點、她自己的工作重點以及那些直接向她彙報工作的管理者的工作重點。有時他們的工作重點清單是一樣的,但經常也會有差異,他們會利用這個會議時間來確定明確的責任分工。在這之後,她會將時間花在一對一的單獨溝通上,了解其他團隊成員的工作重點以及他們是如何處理這些問題的。

在了解了最重要的工作重點之後,她總會問這個問題:「為了能將X這個項目推進地更快一些,該怎麼做最好?」 通常情況下,這個問題的答案都是他們需要多花一點時間在這個項目上才能將項目推進得更快,這時我們就會重新梳理那些會分散大家注意力的項目,推遲或直接取消這些項目。這看起來是非常顯而易見的事,但我發現很多人都很難做到這一點,最終他們都會陷入這樣的窘境:雖然他們知道自己的工作重點是什麼,但依然無法在上面投入足夠多的時間和精力。

要想關注工作重點,主要是要給自己設立一些檢驗點——最好每周都能與你自己、你的組織和你的領導有一次溝通,這樣有助於你對工作重點進行強化,從而在上面加倍投入,更快地達到你的目的。

這不僅適用於工作,還適用於個人生活。今年年初,Simo意識到,她正在丟失從繪畫中找到的創造性的幸福和快樂,但她已經有幾年時間沒有「找到」時間去繪畫了。「再一次,我的行動與我的動機出現了不一致的情況。我想過一個有創造性的生活,但是我的精力卻並沒有投入到這個目標的實現上。所以我決定每周做一個藝術作品。你可能會想堅持是其中最難的部分,其實並不是。真正困難的是意識到做一個有創造性的人是我的核心目標之一。這就需要我首先能夠坦承哪些東西對我才是最重要的,然後再強迫自己執行它們。」 Simo說道。

(四)為可能出現的干擾和突發情況要做好準備

在工作過程中,總會出現一些會議和問題是不能授權別人去解決或推遲一段時間再解決的,這是不可避免的,但這也不應該分散你的注意力。

「通常情況下,我的一對一會議的時間都會控制在15分鐘以內。」Simo說道。她理解為什麼人們需要經常進行當面溝通,但通常情況下所需溝通的事情在很短時間內就能溝通完,這很少需要花30分鐘甚至60分鐘去溝通完這個事情。很多人不去檢查確認究竟該分配多少時間在一件事情上才是合適的。很多時候,實際上只需15分鐘就能完成的一次簡單談話,他們卻要花30分鐘的時間在上面。這就導致他們的很多時間都浪費掉了。

Simo表示,通過預定時間更短的會議,她能夠避免讓團隊中的每個人的日程表都被一些長時間的無效會議佔據着。

Simo還建議,每天或每周都在你的日程表上特意地留出一些緩衝時間來處理突發情況。這樣做意味着你不需要從你的戰略優先級中抽走時間來處理這些突發事件。如果沒有出現突發情況,那麼你可以利用這些緩衝時間繼續做每天或每周的重點工作。例如,每周五預留2個小時時間作為緩衝時間。當有人這周想佔用你一點時間的時候,你都可以問對方是否可以在周五的這個緩衝時間段內來找你。

「與讓別人為我制定日程表相比,只有在我為自己制定日程表的時候,我才能在工作的時候保持最大程度的專註度。Simo說道。精細的日程表管理能夠確保她的工作優先級和意圖總是能反映在她的日程表上,從而為更加專註地工作創造條件。

「我不想假裝說我已經完全掌握的專註的藝術,它就像是一顆未經加工的鑽石,你必須不斷地打磨它才能讓它閃閃發光。當我從事我所專註的事情時,當我的日程表和所做的決策與我需要專註的事情是一致的時候,這才是我的工作最有效率的時候。」 Simo說道。

專註於我的意圖和目標是我的力量來源。想象一下,當你將自己的每一份精力都用於提升自己的幸福或完成你生活中的任何目標的時候,你將能完成什麼。這時,你將成為一股自然的力量。

原文鏈接:http://firstround.com/review/how-facebooks-vp-of-product-finds-focus-and-creates-conditions-for-intentional-work/

編譯組出品。編輯:郝鵬程。